Bezpečnost a ochrana osobních údajů

POLITIKA OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Děkujeme za Vaši důvěru vkládanou do nás i našich služeb.

​Jsme společnost Advokátní kancelář JELÍNEK & Partneři s.r.o., IČ 287 82 917, se sídlem Dražkovice 181, 533 33 Pardubice (dále též „společnost“). Našim klientům poskytujeme právní a další služby a důvěra mezi advokátem a jeho klientem, stejně jako ochrana nejen osobních údajů všech fyzických osob, je pro nás základním stavebním kamenem.
V této politice naleznete veškeré nezbytné údaje, které souvisí se zpracováním osobních údajů naší společností, stejně jako základní údaje o zásadách, kterými se řídíme a jak osobní údaje, které se nám dostanou do rukou, chráníme. Věříme, že tato politika Vám poskytne veškeré nezbytné informace a že si ji pečlivě prostudujete.
Tuto politiku jsme vytvořili, abychom Vám poskytli ucelené a kompletní informace o tom, jaká data a osobní údaje při naší činnosti zpracováváme, shromažďujeme a uchováváme a jak s nimi nakládáme. Také se zde dozvíte, jaká práva máte. Naše společnost si klade za cíl transparentnost vůči svým klientům, a to zejména při ochraně veškerých dat a informací poskytnutých našimi klienty. Snažíme se, aby veškeré informace byly srozumitelné a jasné. Pokud by Vám však v těchto informacích přesto něco scházelo, neváhejte se s Vašimi dotazy obrátit na naši e-mailovou adresu hain@advokatijelinek.cz. Jsme připraveni se Vám věnovat a Vaše dotazy kdykoli zodpovědět.

1 Základní principy ochrany osobních údajů

Protože pro nás ochrana osobních údajů znamená mnoho, dodržujeme všechny předpisy České republiky, které se týkají ochrany osobních údajů. Jako advokáti jsme vázáni zákonnou povinností mlčenlivosti o všech skutečnostech, které nám poskytnete. Mimo to také v rámci zpracování osobních údajů vždy dbáme toho, abychom dodržovali základní zásady stanovené evropským nařízením GDPR[1].
Všechny osobní údaje, které zpracováváme nebo s nimi nakládáme, musí být vždy zpracovány v souladu se základními zásadami. Tyto základní zásady jsou pečlivě protkány v našich interních předpisech a pravidlech, a jejich dodržování ze strany všech našich zaměstnanců, je pro nás zásadní. Z toho důvodu tak veškeré osobní údaje, které získáme, musí být:

1. korektně zpracovány zákonným a transparentním způsobem, takovým způsobem, který zajišťuje zabezpečení osobních údajů,
2. shromažďovány tak, aby účely shromažďování byly určité, výslovně vyjádřené a legitimní,
3. relevantní, omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu a přiměřené,
4. přesné a v případě potřeby aktualizované, nepřesné údaje musí být vymazány nebo opraveny,
5. ukládány ve formě, která umožňuje identifikaci údajů jen po dobu, po kterou je to nutné pro stanovený účel,
6. ochraňovány vhodným způsobem, který zajistí, že OÚ nebudou zpracovány neoprávněným nebo protiprávním způsobem, nedojde k jejich ztrátě, zcizení, poškození nebo zničení.

2.1.1 Data, která shromažďujeme

Mezi základní informace, které od našich klientů či jejich rodinných příslušníků či jiných třetích osob zpracováváme proto, abychom byly schopni zajistit řádné fungování naší kanceláře, patří zejména následující:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, IČ, DIČ, rodné číslo, datum narození apod.),
• Kontaktní údaje (adresa, sídlo provozovny, e-mailová adresa, telefon, číslo účtu)
• Podobizna člověka (obrazové a videozáznamy)
• Jakékoli další údaje poskytnuté klientem k jednotlivým případům nebo jeho osobě.

Tyto údaje zpracováváme zejména na základě dobrovolného sdělení z Vaší strany.

2.1.2 Kamerový systém a evidence vstupu osob

Při naší činnosti je nutno, abychom ve zvýšené míře dbali na bezpečnost a ochranu jak našich zaměstnanců i veškerých osob, které se pohybují v našich kancelářích, stejně jako abychom zajistili ochranu všech soukromých dat a informací poskytovaných našimi klienty. Za účelem ochrany těchto institutů tak musíme zajišťovat specifické druhy bezpečnostních technologií. Těmi je zejména kamerový systém monitorující vstup a pohyb kolem kanceláří.
Při užití kamerového systému však vždy dodržujeme tyto základní zásady:

1. kamerové sledování nezasahuje nadměrně do soukromí osob,
2. účel užití kamerového systému je přesně vymezen a specifikován – je jím ochrana života a zdraví a dat poskytnutých společnosti, jak je uvedeno výše, 
3. lhůta pro uchování kamerových záznamů je maximálně 14 dnů. Po této době jsou data automaticky přemazávána. V případě vzniku neshody jsou kamerové záznamy uschovány tak, aby mohly být v případě potřeby užity v budoucnu pro potřeby orgánů činných v trestním řízení, soudů nebo jiných oprávněných subjektů,
4. kamerové záznamy jsou uchovány na bezpečném místě a je zajištěna jejich patřičná ochrana,
5. o užití kamerového systému společností budete řádně informováni nápisem umístěným v monitorovaných prostorách,
6. prostory jednacích místností jsou zcela mimo dosah kamerového systému.

Výše uvedená data nepředáváme do zahraničí, poskytujeme je pouze našim zpracovatelům.
Pro tento účel mohou být zpracovávány identifikační údaje člověka a podobizna člověka.

2.1.3 Náborová řízení

Pokud se rozhodnete připojit jako zaměstnanec k naší společnosti tím, že nám zašlete nebo poskytnete Váš životopis, uchováme si jej pouze pro dané výběrové řízení a do doby obsazení dané pozice. Pokud nám jej zašlete bez specifikace konkrétní pozice nebo výběrového řízení, ponecháme si takový životopis po dobu 6 měsíců. V případě, že budete mít zájem, abychom si Vás životopis uchovali déle, neváhejte nám tyto informace sdělit ve svém e-mailu, dopisu nebo přímo v životopisu.
Všechny informace obsažené v životopisu bez Vašeho souhlasu nikam dále neposkytneme.
Pro tento účel mohou být zpracovávány identifikační a kontaktní údaje člověka a podobizna člověka.

2.1.4 Zpracování na základě zákona nebo smlouvy

Pokud jste naším klientem, obchodním partnerem nebo osobou u něj zaměstnanou či s ní jinak spolupracující, můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje z důvodu, že nám to ukládá zákon, nebo se jedná o údaje, které nezbytně musíme mít, abychom byli schopni plnit smlouvu o poskytování právních služeb, kterou jste s námi uzavřeli nebo se chystáte uzavřít - tedy abychom byly schopni poskytnout Vám komplexní služby, Vaše zastupování, bránění Vašich nároků a práv.
Tyto údaje zpracováváme zejména z důvodu plnění zákonných povinností, nebo zajištění fungování naší společnosti.
Zákonnými povinnostmi jsou zejména takové činnosti jako poskytování dat orgánům veřejné správy, identifikace klienta v souladu s pravidly proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ověřování podpisů, vedení evidence poskytnutých úkonů a spisu apod.
Mezi činnosti smluvní patří veškerá jednání spojená s tím, abychom byly schopni řádně poskytovat naše služby na základě dohody, kterou jsme s klienty uzavřeli – je to tedy zejména vedení různých evidencí našich klientů a jejich kauz a případů. Mimo tyto činnosti musíme také provádět činnosti běžné pro každou společnost, kterými jsou zajišťování komunikace a zajišťování jednání s klienty, obchodními partnery, jinými soukromými subjekty a orgány veřejné moci, vedení účetnictví a vyúčtování za služby, ochrana našich práv a uplatňování našich nároků, jednání s orgány veřejné moci, evidence našich obchodních partnerů či klientů, evidence dokumentace k jednotlivým klientům, apod.
V rámci jednání o uzavření smlouvy zpracováváme také Vaše kontaktní údaje a poskytnuté údaje, které nám sdělíte s využitím kontaktního formuláře umístěného na našich webových stránkách.
Tato data si necháváme pouze po dobu, po kterou tyto údaje nezbytně potřebujeme nebo po kterou nám jejich uchování ukládá zákon (spisová povinnost advokáta). S ohledem na rozsáhlost zpracování údajů na základě zákona a smlouvy, není reálně možné v jednom dokumentu shrnout veškeré lhůty uchování údajů. Nicméně společnost disponuje pravidly pro nakládání s dokumentací, které se prolínají v interní dokumentaci. V případě, že byste měli dotaz na uchovávací lhůtu pro konkrétní dokument, neváhejte se obrátit s dotazem a specifikací dokumentu na adresu hain@advokatijelinek.cz.
Pro tento účel mohou být zpracovávány identifikační a kontaktní údaje člověka, podobizna člověka a jakékoli další údaje, které nám klient sdělí.

2.1.5 Akce, které pořádáme

V rámci poskytování advokátních služeb pořádáme nebo můžeme pořádat různé veřejné nebo soukromé akce. Ať už se jedná o jakékoli akce, pořizujeme z těchto akcí fotografie, které zachycují jejich průběh. Těchto akcí se ve většině případů účastní pouze naši zaměstnanci, klienti, obchodní partneři a jejich rodinní příslušníci.
Berte, prosím, na vědomí, že z průběhu těchto akcí mohou být pořizovány obrazové i videozáznamy. Tyto záznamy budou zachycovat zejména průběh akce. Samotné jednotlivé účastníky budeme zachycovat pouze v případě, že s takovým záznamem budou souhlasit. Zároveň Vás informujeme, že v současné chvíli jsme uživateli na sociální síti Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn a Youtube, takže se na těchto mohou fotografie z akcí objevit – nikdy však tak, aby na nich zachycení účastníci byli neomezeně identifikovatelní. Záznamy budou vždy pořizovány naším zaměstnancem. V případě, že byste měli s takovými záznamy problém, neváhejte se na naše zaměstnance obrátit, aby další individuální záznamy Vaší osoby nebo Vašeho dítěte nepořizovali. Tato osoba je také vždy schopna Vám poskytnout veškeré informace o osobních údajích, které o Vás shromažďuje.
Pořízené záznamy, které nebudou hodnoceny jako osobní údaje, mohou být také využity k marketingovým účelům a propagaci naší společnosti nebo zařízení.
Vždy však dbáme na to, abychom zveřejněním fotografií nikdy nepoškozovali práva fyzických osob.
Pro tento účel mohou být zpracovávány kontaktní údaje člověka a podobizna člověka.

2.1.6 Další oprávněné zájmy společnosti

V rámci fungování naší společnosti můžeme dále zpracovávat Vaše údaje pro plnění oprávněných zájmů naší společnosti. Těmito zájmy rozumíme například zasílání novinek a nabídky služeb na poskytnuté e-mailové adresy našich klientů, různé statistické evidence, uplatňování našich nároků apod.

2.1.7 Technická data při návštěvě našeho webu

Kdykoli používáte webové stránky nebo jiné internetové služby, existují určité informace, které se téměř vždy vytvářejí a zaznamenávají automaticky. Totéž se stává, když používáte naše webové stránky. Když používáte naše služby, získáváme informace, které shromažďujeme, uchováváme a chráníme.

• Log data - když používáte naše služby, naše servery mohou automaticky zaznamenávat informace ("log data"), včetně informací, které váš prohlížeč pošle při návštěvě naší webové stránky. Tato log data mohou obsahovat Vaši IP adresu, stejně jako např. adresu navštívených webových stránek, typ a nastavení prohlížeče, datum a čas Vaší přítomnosti, způsob, jakým jste použili soubor cookie, data cookie apod.
• Cookie data - v závislosti na tom, jak přistupujete k webovým stránkám a službám naší společnosti, můžeme využívat "soubory cookie" (malé textové soubory odesílané Vaším počítačem pokaždé, když navštívíte naše webové stránky, jedinečné pro Váš účet nebo Váš prohlížeč) nebo podobná data. Když používáme soubory cookie, můžeme používat tzv. „session“ soubory cookie, které zpracováváme pouze do doby, než zavřete prohlížeč nebo tzv. "trvalé" soubory cookie, které zpracováváme, do doby, než je Vy nebo Váš prohlížeč nevymažete. Můžeme například používat soubory cookie k uložení vaší e-mailové adresy nebo jiných nastavení, abyste je nemuseli vyplňovat při každém dalším navštívení našich stránek apod.
• Naše společnost nebo naši obchodní partneři mohou používat různé technologie pro shromažďování a ukládání informací. Mimo jiné tyto informace mohou zahrnovat soubory cookie nebo podobné technologie k identifikaci prohlížeče nebo zařízení. Díky těmto technologiím můžeme shromažďovat a ukládat informace i v případě, kdy používáte služby poskytované jinými subjekty nebo funkce Google, které se mohou zobrazovat na jiných webových stránkách. Naše společnost může shromažďovat údaje schopné provádět analýzu získaných dat prostřednictvím softwaru Google Analytics a případně jiných služeb třetích stran, jako jsou pixely Facebook a další. Naše společnost může dále využívat podobné analytické služby třetích stran a zobrazovat reklamu reklamní sítě Google AdSense. Data získávaná skrze program Google Analytics nejsou osobními daty, neboť na základě - těchto není možno identifikovat konkrétní osobu.
• Informace o zařízení - vedle výše uvedených údajů můžeme shromažďovat také informace o zařízení, které používáte, a to včetně typu tohoto zařízení, informace, jaký operační systém používáte, nastavení tohoto zařízení nebo jedinečných identifikátorů zařízení. Vše závisí na tom, jaký typ zařízení používáte a jak je tento nastaven. Například máme k dispozici různé typy informací v závislosti na tom, zda používáte PC nebo Mac, telefon Android nebo iPhone. Chcete-li se dozvědět více o tom, jaké informace mohou vaše zařízení zpřístupnit, zkontrolujte prosím také zásady výrobce nebo poskytovatele Vašeho softwaru.

2.1.8 Jak nastavit poskytování služby cookies v rámci Vašeho prohlížeče? 

Poskytování cookies je Vaší osobní volbou a jejich zpracování lze omezit nebo nastavit v rámci Vašeho internetového prohlížeče. Jak přesně nastavit soubory cookies ve Vašem prohlížeči Vám poradí na stránkách jednotlivých prohlížečů většinou v záložce cookies. Více informací o některých prohlížečích můžete získat zde:
Chrome
Firefox
Internet Explorer

​3 Jaká práva jako subjekt údajů máte?

Jako subjekt údajů disponujete právy týkající se ochrany a zpracovávání Vašich osobních údajů správci a zpracovateli osobních údajů. Každý subjekt může tato práva za splnění zákonných požadavků uplatnit. Tato práva jsou upravena zejména v Kapitole III Nařízení GDPR, v článcích 15 až 23.
Jako subjekt údajů tak máte zejména nárok uplatnit tato svá práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům – můžete tak získat od naší společnosti informaci a potvrzení, zda určité osobní údaje o Vaší osobě zpracováváme. Také Vám na Váš dotaz poskytneme jakékoli doplňující informace, které by v tomto textu nebyly obsaženy.
2. Právo na opravu – veškerá data, která zpracováváme, udržujeme vždy aktuální a přesná, pokud nám k tomu poskytnete Vaši součinnost – proto se na nás neváhejte obrátit v případě, že by došlo k jakékoli změně Vašich osobních údajů.
3. Právo na výmaz – pokud máte za to, že jsou splněny zákonné požadavky na provedení výmazu, neváhejte se na nás obrátit. Nikdy však nemůžeme smazat údaje, které zpracováváme na základě zákona nebo které jsou pro nás nezbytné.
4. Právo na omezení zpracování – pokud máte za to, že bychom měli omezit zpracování osobních údajů a že splňujete veškeré zákonné požadavky na uplatnění tohoto práva, neváhejte se na nás obrátit.
5. Právo vznést námitku – v případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě plnění našich oprávněných zájmů, můžete podat proti takovému zpracování námitku. O vyřízení žádosti a zhodnocení Vaší námitky budete informován.
6. Právo odvolat souhlas – tam, kde jste naší společnosti poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete tento souhlas kdykoli odvolat.​

Všechna Vaše práva, stejně jako veškeré Vaše dotazy, jsme připraveni vyřídit na naší e-mailové adrese – zde je prosím směřujte - hain@advokatijelinek.cz. Vaše požadavky vyřídíme v co nejkratší možné době, jak nám to umožní naše technické a administrativní možnosti.

​V případě, že s naší činností nebudete spokojeni, prosíme Vás, abyste se v první řadě obraceli na pověřenou osobu na výše uvedené adrese. I tak však máte právo obrátit se rovnou na Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete podat stížnost.
Upozorňujeme, že s ohledem na zákonnou povinnost mlčenlivosti advokáta a zejména s ohledem na specifický charakter našich činností, může být výkon některých těchto práv s ohledem na tyto skutečnosti omezen.

__________________________________________

[1] Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)